Kiat membangun team yang solid

Ini adalah buku ketiga dari Jon Gordon yang saya baca, berjudul soup, sebelumnya saya sudah membaca The Energy Bus dan No Complaining Rule. Soup berawal dari seorang Wakil Presiden dibidang Pemasaran yang bernama Nancy diangkat menjadi Presiden Soup Inc. Perusahaan ini dalam ambang kehancuran karena suasana kerja, banyak sekali rumor yang negatif dan juga dari dunia luar yang menyorot perusahaan Soup Inc.

Nancy dan rekan kerjanya yang bernama Brenda pada saat istirahat makan siang keluar kantor untuk mencari rumah makan, tiba tiba Nancy merasakan ada orang yang mengikutinya dan akhirnya Nancy melarikan diri bersama dengan Brenda dan menemukan rumah makan Sup Nenek yang cukup ramai. Mereka berdua makan di Rumah Makan Sup Nenek, dan berkenalan dengan Peter  serta Nenek yang memasak Supnya.

Mereka berempat ber bincang-bincang, Peter dan Nenek tahu permasalahan yang di hadapi oleh Nancy sangat berat yaitu bagaimana caranya membawa perusahaan Soup Inc. ini bangkit lagi. Dari perbincangan yang akhirnya sering terjadi karena Nancy juga sering makan di Soup Nenek, Nancy mendapatkan pelajaran yang cukup banyak dari Nenek, sehingga akhirnya Nancy dapat membawa perusahaan naik kembali, yang pada awalnya sudah akan dijual oleh para pemegang saham.

Selama saya membaca buku  tersebut, saya membayangkan Andal Software dimana saya telah membawa kapal Andal Software selama lebih dari 20 tahun, dalam perjalanannya pernah mengalami kandas di penghujung tahun 2002. Keadaan Andal Software hampir sama dengan Soup Inc, di Andal Software banyak terjadi rumor yang negatif, tidak ada trust antara atasan dan bawahan, seolah-olah semuanya berjalan sendiri-sendiri. Keadaan seperti ini memang menyulitkan untuk bergerak apa lagi lari.

Tidak mudah memang dalam membangun kembali kultur perusahaan yang sudah parah keadaannya, didalam Soup Inc, hanya memerlukan waktu yang sangat singkat hanya empat bulan, keadaan dapat berubah.

Cerita didalam soup Inc, hampir mirip dengan penalaman saya. Dan resep untuk menaikan kembali Soup Inc dituliskan pada halaman 212 yang bebunyi :

Aduk pancinya dengan kasih

Pimpin dengan optimisme

Bagikan Visinya

Bangun rasa percaya

Isi kekosongan dengan komunikasi positif

Tambahkan keterbukaan dan kejujuran banyak-banyak

Ciptakan keterlibatan dalam hubungan

Padukan semangat, motivasi, pemberdayaan, dan pelatihan

Penuhi dengan penghargaan

Panaskan dengan gairah

Itulah resep yang dituliskan dalam buku Soup. Waktu yang diperlukan dalam mengembangkan Andal Software hampir lima tahun, waktu yang lama tersebut diperlukan oleh pemimpinnya untuk bertumbuh dan berkembang terlebih dahulu, baru kemudian dapat menciptakan suasana dan lingkungan seperti yang terjadi pada akhir cerita Soup Inc.

Suasana kerja di Andal Software sekarang ini sangat bersemangat dan banyak sekali usulan-usulan sistem dari bawah untuk dapat memperbaiki kinerja Andal Software. Didalam Soup Inc. disebutkan bahwa keterlibatan karyawan menjadi sangat penting dan dapat digunakan menjadi suatu tolok ukur dalam memajukan perusahaan. Ada tiga kategori dalam keterlibatan karyawan

•     Terlibat
•      Tidak terlibat
•       Melepaskan diri

Dari ketiga macam keterlibatan tersebut akan mempengaruhi hubungan, untuk karyawan yang terlibat hubungannya akan hangat, yang tidak terlibat hubungannya akan suam dan yang melepaskan diri akan dingin. Didalam kasus Soup Inc. karyawan yang dingin tidak dapat dihindari akan melepaskan diri dari perusahaan Soup Inc. mereka keluar hal ini tidak dapat ditahan. Hal tersebut juga terjadi pada Andal Software pada saat suasana menjadi bergairah, mereka yang dingin akhirnya tidak tahan sendiri karena mereka telah melapaskan diri, dan akhirnya keluar. Dengan keluarnya mereka yang dingin, gairah kerja didalam perusahaan justru meningkat, dan produktifitas menjadi naik.

Setelah saya membaca Soup, dan kemudian saya bandingkan dengan yang terjadi di Andal Software, dengan saya semakin yakin bahwa Andal dapat meloncat ke tempat yang jauh lebih tinggi dengan adanya team yang kompak, semangat, penuh antusiasme untuk mengejar visi perusahaan. Ini dibuktikan bahwa Andal PayMaster 2012 sudah selesai di release walaupun launchingnya baru diadakan pada tanggal 9 November 2011, dan sebetulnya versi 2011 baru saja di luncurkan bulan November tahun 2010. Artinya kami sudah dapat membangun dua versi dalam waktu yang paralel, menurut saya ini adalah prestasi team Andal Software yang saya patut hargai. Sekarang ini saya merasakan kebahagiaan yang luar biasa melihat team Andal Software dapat maju dan berkembang seperti sekarang ini, hal ini kami sudah dapat menerapkan visi kami HELPING OTHER GROW, kami didalam team Andal Software dapat bertumbuh dan berkembang dengan baik.

Reference Note :

http://www.gallup.com/consulting/52/employee-enggagement.aspx

Hal Hal yang Menghambat pertumbuhan karyawan

Hampir semua perusahaan yang ingin menjadi perusahaan nomor satu, maka perkembangan karyawan didalam perusahaan harus diperhatikan, perusahaan harus dapat mendorong karyawannya untuk tumbuh dan berkembang. Di Andal Software mempunyai misi “Helping Others Grow”, yang artinya Andal Software harus dapat membantu semua karyawannya menjadi tumbuh dan berkembang, disamping karyawan juga Business partner, Customer, dan seluruh stake holder Andal Software harus berkembang dan tumbuh.

Kunci perkembangan dan pertumbuhan karyawan harus dimulai dari rekrutmen, karena perusahaan tidak dapat memaksa karyawannya untuk tumbuh dan perkembang, Andal Software harus mencari orang orang yang memang mau bertumbuh dan berkembang didalam lingkungan Andal Software. Ada suatu cerita yang saya sering sekali menceritakan, untuk pertumbuhan dan perkembangan seseorang.

Ada dua orang karyawan yang sama-sama pandainya dan sama-sama cepatnya bila bekerja, perbedaan dari keduanya adalah pada saat mereka menerima pekerjaan dari atasannya, Si A setiap menerima pekerjaan yang sulit selalu beranggapan bahwa dirinya di perhatikan oleh atasannya karena pekerjaan pekerjaan yang sulit selalu diberikan padanya, sedangkan Si B setiap kali menerima pekerjaan akan menggerutu dan beranggapan bahwa atasannya tidak suka pada dirinya karena setiap pekerjaan sulit akan diberikan padanya. Dengan perbedaan pola pikir tersebut maka tentu saja Si A akan bertumbuh dan berkembang dengan pesat, karena selalu menemui hal hal baru dalam pekerjaannya sedangkan di B menjadi tertinggal. Tidak heran pada saat atasan mencari penggantinya maka dipilih Si A, dan lagi lagi Si B akan menggerutu dan merasa bahwa atasannya tidak suka pada dirinya.

Ada beberapa hal yang dapat menghambat pertumbuhan dan perkembangan karyawan :

1.      Mengeluh

Orang yang suka mengeluh tidak akan berkembang, karena biasanya mereka yang mengeluh tidak mau berusaha untuk mempelajari sesuatu yang baru.

2.     Mencari Alasan

Orang orang yang selalu mencari alasan juga tidak akan berkembang, karena pada saat melakukan sesuatu dan tidak dapat melakukannya dia akan mencari alasan agar tidak menyelesaikan pekerjaannya.

3.      Suka menyalahkan atau mengkritik orang lain

Orang seperti ini biasanya ingin dirinya dianggap lebih tinggi dari yang lainnya tanpa melakukan usaha, sehingga dia suka mengkritik atau menyalahkan orang lain, tanpa mau melihat dirinya. Dengan banyak menyalahkan orang lain maka dia pikir dialah yang paling benar dan paling hebat. Orang seperti ini tidak akan tumbuh dan berkembang karena dia merasa dirinya sudah hebat.

Beberapa waktu yang lalu kami juga mempunyai orang orang seperti diatas, dan memang kenyataannya mereka tidak dapat berkembang dan bertumbuh. Hasil pekerjaannya juga akan terlihat tidak terlalu baik. Sekarang ini hampir semua team di Andal Software mempunyai semangat yang positif suka dengan tantangan dan hal hal baru, melihat segala macam persoalan dengan solution oriented. Sehingga permasalahan yang dihadapi selalu mendapatkan penyelesaian yang baik.

Lingkungan seperti ini tidak dapat dibuat dalam waktu semalam, apa yang perlu dilakukan dalam membuat team seperti ini adalah mencari orang orang yang suka tantangan dan dijadikan dalam satu team kecil untuk mengubah kultur perusahaan. Cari anggota anggota baru di level bawahnya yang juga menyukai tantangan, sejalan dengan itu buat sistem yang mendukung sehingga perkembangan setiap karyawan dapat diukur oleh dirinya sendiri, dan berilah  pujian pujian kecil pada saat mencapai sesuatu yang bagus.

Dan yang paling penting dalam mengubah kultur perusahaan adalah perbaikan komunikasi antar atasan dan bawahan, komunikasi menjadi penting karena merupakan sarana untuk menyalurkan visi dan misi perusahaan sampai ke level paling bawah dengan bahasa yang disesuaikan dengan tingkatan seseorang.

Jumping the S Curve

Bulan lalu saya telah menghabiskan 3 buah buku yang sangat menarik pertama saya membaca Business model Generation, berikutnya saya baca Onward yang ditulis oleh Howard Schultz dan yang terakhir buku Jumping the S curve. Kebetulan sekali ketiga buku yang saya baca sangat berkaitan erat sekali, intinya adalah bagaimana kita dapat melompat ke tempat yang lebih tinggi.

Howard Schultz dalam bukunya menceritakan bagaimana dia membalikan Starbuck yang sudah dalam posisi stagnant untuk naik lagi, dan terbukti dalam waktu kurang dari tiga tahun Howard sudah berhasil mengubah Starbuck untuk menanjak naik lagi salah satu kunci yang dilakukan adalah re-training dan reorganisasi dengan menempatkan beberpa orang baru diposisi kunci.

Pada buku Business Model Generation diperlihatkan bagaiman business model sangat berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan dan untuk mengembangkan perusahaan yang lebih jauh lagi. Dan terakhir ditutup dengan membaca buku Jumping the S curve, dibuku itu tertulis dengan jelas, bila ukuran kita adalah financial dapat menyesatkan kita, ada pertanda lainnya yang perlu dilihat yang disebut sebagai tiga kurva tersembunyi. Kurva tersebut adalah Talent, Capabilities dan Competition.

Saya sangat setuju dengan buku Jumping the S Curve, dalam kita mengembangkan perusahaan ke tingkatan yang lebih tinggi kita harus fokus pada talent artinya kita harus mempunyai team yang bagus.

Pertumbuhan dan perkembangan Andal Software dalam kurun waktu dua tahun terakhir ini sangat fantastis, apa yang dapat menyebabkan perubahan seperti itu ?

Sistem

Membangun sistem menjadi prioritas utama untuk Andal Software yang telah dimulai dua tahun lalu, kami mulai dengan menyederhanakan bisnis proses disetiap bagian dan dipecah menjadi task task yang kecil.

Setelah sistem ini dibuat, kemudian di implementasikan dan kita lakukan penyesuaian setelah dilakukan pengetesan dilapangan. Pada awalnya tujuan dibuatnya sistem ini adalah untuk menyederhanakan proses sehingga orang yang baru masuk dapat mempelajari dan mengikuti dengan cepat. Akibat dari sistem yang di dokumentasi dengan baik ini, orang baru hanya memerlukan waktu satu sampai dua bulan untuk dapat mulai produktif, dibanding beberapa tahun yang lalu memerlukan waktu sekitar 4 – 6 bulan.

Efek samping yang tidak terpikirkan sebelumnya adalah ukuran produktifitas setiap anggota team dapat terlihat dengan jelas bahkan anggota team yang lainnya juga dapat melihat kemampuan rekannya. Seleksi alam anggota team dapat terjadi dengan baik dan akan terlihat pula anggota team mana yang mau mengembangkan diri dan anggota team yang enggan untuk bertumbuh dan berkembang.

Talent

Talent merupakan hal yang utama dalam buku jumping the S curve untuk perusahaan dapat melompat lebih jauh lagi. Dengan membangun sistem yang baik, maka talent pools yang ada di Andal Software akan menjadi baik, karena bagi anggota team yang ingin bertumbuh dan berkembang akan belajar dengan cepat. Dan yang tidak mau bertumbuh dan berkembang akan terseleksi dengan sendirinya, karena merasa lingkungannya tidak cocok. Para leader di jajaran manager juga sangat berpengaruh dalam  membuat lingkungan yang dapat memberikan anggota team untuk tumbuh dan berkembang. Dilain waktu saya akan menuliskan beberapa ciri orang yang tidak mau tumbuh dan berkembang, ciri ini mudah dikenali, dan ini merupakan pengalaman yang sangat berharga untuk mengembangkan anggota team selanjutnya. Pada suatu saat nanti saya akan menulis topik ini.

Capability

Sejalan dengan kemampuan team yang meningkat, maka kemampuan perusahaan pun akan bertumbuh dan berkembang, sekarang ini banyak sekali inovasi yang dapat diimplementasikan untuk pengembangan produk baru maupun untuk perbaikan sistem internal.

Apa yang ingin kami capai dengan kemampuan yang lebih baik, adalah membuat produk yang mudah digunakan, dan implementasi sistemnya juga dapat dengan mudah dilakukan.

Competition

Pengertian persaingan yang saya pahami juga berubah, Andal menganggap bahwa persaingan sebetulnya adalah bagaimana Andal Software dapat di bawa ke tingkatan yang lebih tinggi lagi dengan melakukan invoasi dan mempersulit pesaing masuk kedalam bidang tersebut. Walaupun banyak orang melihat bahwa produk Andal Software yakni Payroll banyak yang membuat, tetapi kami bedakan bahwa kami membuat produk, bukan semi custom atau custom, hal ini akan membuat perbedaan yang cukup significant.

Pada saat yang lainnya sudah mulai membuat produk kami akan bergeser lagi ke arah services yang akan kami lakukan dua tahun mendatang.

Team inti Andal Software sepatkat untuk meningkatkan terusah sehingga Andal Software tetap akan menjadi leader didalam software industri di Indonesia, hal ini bisa dicapai bila Andal Software adalah organisasi pembelajar (learning Organization), saya sudah pernah menulis learning organization di blog ini.

Pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan selamat pada Team Andal Software yang telah mempersiapkan untuk launching produk baru pada tanggal 9 November yang akan datang. Selama ini belum pernah kami alami disetiap launching, biasanya produk jadi beberapa minggu sebelum launching, kali ini produk untuk launching sudah selesai, berikut design box dan kemasan, dengan demikian diharapkan pada saat launching produk sudah cukup stabil karena waktu pengetesan lebih dari cukup.

Satu Lagi Dari Andal Software

Setelah sekian lama tidak menulis di blog karena kesibukanku untuk perisapan peluncuran produk versi baru Andal PayMaster 2012 yang akan diluncurkan pada tanggal 9 November 2011 ini, banyak hal yang perlu dipersiapkan. Sekarang ini produk sudah selesai dan siap untuk dilakukan pengetesan selama beberapa bulan kedepan hingga saat peluncuran.

Tulisan ini saya beri judul Satu lagi dari Andal Software bak iklan sebuah perusahaan biskuit yang sangat infatif dan sering meluncurkan produk barunya beberapa tahun yang lalu. Andal Software meluncurkan produk versi terbarunya selama dua tahun berturut turut. Sedangkan kebiasaan kami, peluncuran versi baru biasanya dilakukan dua tahun sekali, yang selalu mengambil tahun ganjil seperti versi 2009, 2011 tetapi kali ini kami mempunyai versi 2012.

Percepatan launching ini didasari atas perubahan bisnis model yang akan dilakukan oleh Andal Software dalam dua tahun kedepan. Sehingga kami harus mempersiapkan platform aplikasi yaitu Andal PayMaster 2012. Team Andal Software sangat antusias sekali dalam menghadapi perubahan bisnis model ini, karena kami semua dalam keluarga Andal Software telah melihat sesuatu yang jauh lebih besar lagi potensi yang dapat digali, dibandingkan sekarang ini dimana revenue didapatkan dari penjualan software dan subscription.

Kami sudah membahas perubahan bisnis model yang akan kami lakukan dua tahun kedepan sudah kami rancang sejak dua tahun lalu. Sejak dua tahun lalu hampir setiap hari kami berdiskusi dengan team inti di Andal Software, bagaimana kami dapat merealisasikan model bisnis yang baru ini dan diatas kertas jauh lebih menarik dibandingkan dengan bisnis model yang telah digeluti oleh Andal Software selama beberapa tahun kebelakang. Sebetulnya pada peluncuran Andal PayMaster 2011 yang lalu kami sudah mulai memasukan Proof of Concept dari bisnis model yang baru ini dan sudah digunakan oleh sebagian user Andal PayMaster 2011. Dan kami mendapatkan sambutan yang luar biasa baiknya, dari sisi kemudahan menggunakan aplikasi.

Tentunya didalam setiap perubahan akan terjadi tantangan tantangan, selama dua tahun ini kami mulai melihat apa saja tantangan yang akan kami hadapi dan bagaimana caranya untuk mengantisipasi tantangan tersebut.

• Infrastruktur, kami harus mempersiapkan infrastruktur yang lebih baik. Sekarang ini kami mempunyai tools yang bernama AIM (Andal Information Management) tools ini digunakan untuk mengetahui response time dan resolution time dari team support kami, didalam AIM juga kami mempunyai catatan permasalahan yang ditanyakan oleh customer,  pertanyaan untuk support ini dapat dilihat di Dashboard Customer sehingga customer dapat memantau pertanyaan apa saja yang sudah ditanyakan dan apakah sudah diberikan solusinya

• Pada Customer dashboard, customer juga dapat mengetahui kapan subscriptionnya habis waktunya, dan bila ada kontrak maintenance berapa sisa maintenance yang belum digunakan.

Ternyata kami harus meredesign AIM menjadi terintegrasi dengan marketing, Sistem Integrator, Support dan juga untuk registration. Sekarang ini Product registration menggunakan software tersendiri.

Kerja keras selama beberapa bulan ini telah terlihat hasilnya AIM versi 2 sudah mulai terlihat, dengan landasan yang baik, maka bisnis proses di dalam Andal Software akan mudah dilihat disetiap tahapan. Persiapan yang baik ini dapat dijadikan tumpuan untuk dapat terbang lebih tinggi lagi.

Kerja sama team di Andal Software yang sangat baik, membuat semangat dan antusiasme yang tinggi untuk mencapai apa yang telah kita rancang, tetapi semuanya kita tidak boleh lupa bahwa tangan Tuhan juga akan berperan dalam kita mengejar sesuatu sehingga akan terjadi pertumbuhan dalam diri kita semua.