Bulan yang Penuh Berkah

Tak terasa bulan puasa sudah berjalan selama dua minggu artinya sudah setengah jalan umat Islam menjalankan puasa. Beberapa umat agama yang lain juga ada yang mengenal berpuasa dengan cara yang berbeda, walaupun mungkin tujuannya sama pengendalian diri. Dimana kita harus dapat melawan nafsu badaniah dengan menahan rasa haus dan lapar, juga yang paling sulit adalah bagaimana kita dapat mengendalikan pemikiran kita yang tidak boleh marah, mau memaafkan orang lain, dan harus melakukan perbuatan baik.

Uji Kesabaran

Banyaknya teman yang dapat mengendalikan diri, dan mawas diri ini, menjadikan bulan puasa adalah bulan yang penuh dengan berkah.  Walaupun bulan penuh berkah ini kita diajak untuk mawas diri, tetapi ada saja orang yang kadang membuat kita marah dengan menunjukkan perbuatan yang mungkin tidak kita senangi.

Memang dalam kehidupan selalu ada saja, pada saat kita berusaha untuk mengendalikan diri, ada saja orang yang mengganggu kita agar kita menjadi tidak dapat mengendalikan diri. Rupanya demikianlah kehidupan pada saat kita punya niat yang baik, maka niat baik kita itu akan diuji apakah betul kita dapat lulus ujian dalam mewujudkan untuk dapat mengendalikan diri. Seharusnya kita dapat bersyukur ada orang disekeliling kita yang dapat membantu kita untuk dapat menguji dalam hal mengendalikan diri. Tanpa ujian tentunya kita tidak akan kuat, semakin kita diuji semakin kita lebih kuat lagi, dan tentunya semakin kita dapat mengendalikan diri. Sehingga kita seharusnya berterima kasih pada orang-orang yang membuat kita kuat.

Merayakan Kemangan

Hari Raya Iedul Fitri adalah hari kemangan dalam perjuangan melawan hawa nafsu seperti rasa lapar, rasa haus, rasa ingin marah dan iri. Semakin berat ujian yang diberikan semakin bermakna kemenangan yang akan di dapatkan. Rasa kepuasan yang luar biasa akan dirasakan pada saat kita dapat melalui godaan maupun tantangan yang ada dalam hidup kita. Itulah sebabnya kita harus dapat bersyukur masih ada orang yang dapat memberikan kita cobaan maupun pelajaran agar kita dapat lebih kuat lagi.

Bagaimana selanjutnya

PASTINYA kita dapat belajar dalam bulan puasa ini, pengendalian diri dapat kita lakukan sepanjang tahun untuk hidup damai dan BAHAGIA. Di tahun depan kita dapat menambah lagi untuk mengendalikan diri kita bila ada godaan yang lebih berat, sehingga semakin tahun kita akan bertambah kuat dalam mengendalikan diri kita, akhirnya kita dapat menemukan jati diri kita sesungguhnya.

Menekan biaya dengan Mengubah Bisnis Proses

Di setiap seminar tentang proses penggajian, hampir selalu saya bertanya siapa diantara peserta yang melakukan lembur pada saat cut off date untuk menghitung payroll. Hampir 80 % peserta angkat tangan. Dan yang tidak angkat tangan biasanya adalah perusahaan yang tidak mempunyai shift lebih dari satu. Pertanyaannya adalah mengapa mereka selalu lembur dalam menghitung payroll, dan kalau ini sudah lama terjadi apakah tidak ada cara lain untuk melakukan perbaikan dalam menghitung payroll sehingga tidak perlu lembur ?

Akar pemasalahan

Melakukan lembur pada saat cut off untuk menghitung payroll ibarat suatu penyakit dibadan manusia. Gejalanya adalah demam, mual dan sebagainya, ini biasanya yang disebut dengan tanda-tanda ada yang tidak benar. Tetapi didalam melakukan perhitungan payroll karena itu sudah terjadi bertahun-tahun jadi dianggap sudah biasa, dan memang seperti itu. Kalau kita menganggap hal itu sudah biasa, maka kita tidak dapat mengenali penyakitnya, karena kita tidak merasa bahwa kita sakit.

Pada saat kami menelaah lebih jauh, bagaimana mereka melakukan perhitungan payroll, ternyata beban bagian payroll sangat besar, dan beban yang terbesar adalah data entry, mereka harus memasukan data lembur, pergantian shift dan melengkapi data kehadiran yang tidak lengkap. Pekerjaannya kalau dilihat memang sepele, tetapi untuk mengerjakannya memerlukan waktu yang cukup panjang.

Distribution of Data Entry

Untuk mengurangi beban yang cukup besar dalam melakukan data entry, maka data entry  harus terdistribusi. Sebagai contoh pada jaman sebelum adanya mesin pencatat kehadiran elektronik yang sekarang sering menggunakan finger print, mereka menggunakan check clock card, dan data dari kartu setiap karyawan harus dipindahkan ke komputer untuk dihitung, maka bebang pemasukan data ada pada bagian pengetikan kartu kehadiran kedalam komputer, setelah menggunakan pencatat kehadiran elektronik, yang melakukan data entry sebenarnya setiap karyawan, dan bagian payroll tinggal menarik datanya sehingga tidak diperlukan lagi data entry. Perubahan ini menghemat banyak biaya, sehingga biaya perhitungan payroll menjadi turun drastis.

Bagaimana dengan pendistribusian data entry untuk SPL (Surat Perintah Lembur), pergantian shift, dan melengkapi data kehadiran yang tidak lengkap ? seperti halnya perubahan dari mesin pencatat kehadiran manual ke elektronik, mesin pencatat kehadirannya harus diganti dengan yang dapat berinteraksi dengan komputer di pusat, kalau sekarang ini finger print hanya dapat mengumpulkan data saja, sehingga sering juga disebut sebagai data capture. Dengan menggantikan data capture ke smart terminal, maka pekerjaan manual tadi akan hilang.

Bagaimana Cara Bekerjanya ?

Andal Software akan mengeluarkan produk baru yang disebut dengan Andal Kiosk 2014, software ini dapat dijalankan dengan menggunakan tablet yang berbasis windows. Pada Andal PayMaster 2014 yang akan diluncurkan pada tanggal 9 September nanti, dimasukan jadwal kerja setiap karyawan lengkap dengan jam kerja dan shiftnya. Pada saat karyawan melakukan presensi di Andal Kiosk, maka Andal Kiosk akan memeriksa apakah karyawan tersebut masuk sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, bila tidak sesuai maka Andal Kiosk akan menanyakan “Apakah benar shiftnya berubah ?” bila di tekan benar, maka data tersebut akan disimpan kedalam sistem dan menunggu persetujuan dari supervisornya dan karyawan tersebut dapat lansung masuk kerja.

Bila ada karyawan yang pulang terlambat, dan tidak memiliki SPL, maka Andal Kiosk akan menanyakan apakah Lembur ?, bila dijawab Ya, maka Andal Kiosk akan merekam data tersebut untuk dimintakan persetujuan dari supervisor. Setiap hari supervisor akan memeriksa data-data yang harus ia setujui, bila sudah disetujui atau dilakukan perubahan baru disetujui, maka data tersebut akan masuk kedalam Andal PayMaster, dan bagian payroll tidak harus melakukan data entry.

Perubahan bisnis proses ini akan mengurangi banyak sekali pekerjaan data entry pada bagian payroll, dan biaya untuk menghitungan gaji karyawan menjadi turun. Karena tidak ada lembur lagi untuk menghitung penggajian, dan tentunya dapat dilakukan perhitungan tepat waktu, sehingga bagian payroll dapat melakukan pemeriksaan data sebelum dilakukan pembayaran.

Tahapan Mengubah Bisnis Proses

Diambil dari tulisan blog minggu lalu

1.       Gambarkan semua bisnis proses terutama flow yang ada didalam perusahaan

2.       Review masing-masing bisnis proses yang ada

3.       Ubah proses bisnis agar menjadi lebih efisien dengan menggunakan bantuan digital

Revolusi Bisnis oleh Teknologi Digital

Perkembangan komputer yang sangat pesat dipacu oleh hukum Moore yang mengatakan bahwa kecepatan prosesor akan menjadi dua kali lipat dalam waktu 18 bulan. Dengan prosesor yang makin cepat dan makin kecil, sekarang ini komputer hampir dapat digunakan disegala bidang. Komputer membuat suatu produk atau jasa semakin murah, hal inilah yang dapat merevolusi dunia bisnis. Beberapa contoh yang membuat harga sesuatu jasa atau layanan menjadi jauh lebih murah dan lebih baik.

1.       Telepon internasional

Sekarang ini hampir tidak ada lagi orang yang menggunakan telepon internasional, karena dengan menggunakan komputer lewat skype, Wechat, Line kita dapat berkomunikasi dengan harga yang sangat murah bahkan free.

Perusahaan besar yang mempunyai banyak cabang sekarang dapat menggunakan VOIP, sehingga seluruh cabangnya dianggap sebagai extension dan tidak perlu lagi membayar biaya pulsa interlokal. Dengan menggunakan perangkat komputer ini maka biaya komunikasi sangat kecil sekali, penghematan yang luar biasa.

2.       Surat kilat

Pengiriman surat juga sudah jauh berkurang, pengiriman surat yang ada sekrang ini adalah dokumen resmi yang harus ada tanda tangan dan meterainya, sedangkan surat menyurat biasa menggunakan email yang jauh lebih murah dan lebih cepat sampai.

3.       Tagihan

Tagihan kartu kredit, rekening bank, tagihan telepon dan tagihan listrik, semua dilakukan secara elektronik. Kalau suatu bank penerbit kartu kredit atau bank yang mempunyai nasabah mengirimkan rekening koran mempunyai nasabah sebanyak 1 juta saja, dan biaya untuk mencetak rekening serta biaya kirim sebesar Rp. 5.000,- per pelanggan, maka penghematan yang dapat dilakukan oleh bank tersebut mencapai Rp. 5 Milyar setiap bulan, hanya dari pencetakan rekening koran.

Banyak lagi yang dapat dilakukan penghematan dengan menggunakan komputerisasi, disamping penghematan juga mempercepat kinerja.

Perubahan Bisnis Model

Kesempatan membuat bisnis baru dengan digital terbuka lebar, menggantikan cara lama mengelola bisnis, seperti toko buku, Amazon adalah bukan toko buku yang terkenal sebelumnya kemudian mengganti modelnya menjadi online store, melainkan berdiri dari awal menjual buku secara online, dan perkembangan bisnisnya cukup cepat bahkan toko buku yang sudah lama dan cukup besar tidak memikirkan untuk mengganti model bisnis nya seperti Amazon. Biasanya pebisnis lama sudah cukup nyaman dan tidak memikirkan cara yang berbeda untuk melakukan bisnisnya sehingga yang timbul adalah perusahaan baru.

Skype suatu perusahaan telekomunikasi baru yang memanfaatkan digital, biaya untuk membangun Skype jauh lebih kecil dibandingkan dengan membangun perusahaan telekomunikasi, tetapi Skype dapat mengambil pangsa pasar telepon internasional maupun SLJJ. Indonesia membendung penggunaan VOIP pada awalnya, saya masih ingat ada seorang yang mengembangkan komunikasi dengan VOIP dan akhirnya orang tersebut tidak diperbolehkan lagi mengembangkan teknologi komunikasi VOIP, dan di Indonesia tidak banyak yang mengembangkan karena larangan tersebut. Sekarang ini teknologi voip banyak digunakan untuk komunikasi dengan biaya yang murah sekali. Seharusnya pemerintah tidak perlu membatasi perkembangan teknologi ini, kalaupun dibatasi dengan dunia yang tanpa batas sekarang ini, maka negara lain yang akan menikmatinya, akhirnya Indonesia akan tertinggal lagi. Dan pertumbuhan bisnis Skype sangat luar biasa, sehingga dibeli oleh Microsoft.

Jurus jitu memenangkan persaingan

Kemampuan digital yang luar biasa ini dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk memenangkan persaingan, dengan cara mengefisienkan bisnis proses yang ada didalam perusahaan tersebut. Ada beberapa tahapan untuk meningkatkan produktifitas dan menjadi lebih efisien dalam biaya produksi :

1.       Gambarkan semua bisnis proses terutama flow yang ada didalam perusahaan

2.        Review masing-masing bisnis proses yang ada

3.       Ubah proses bisnis agar menjadi lebih efisien dengan menggunakan digital

Minggu depan, saya akan share bagaimana kita melihat suatu bisnis proses kemudian, mengubah bisnis proses tersebut menjadi lebih efisien