Memilih software Aplikasi

Menggunakan software untuk mengelola gaji karyawan sudah merupakan keharusan, karena memang harga komputer dan software sudah jauh lebih murah dibandingkan dengan 5 – 10 tahun yang lalu. Perusahaan yang ingin menggunakan software untuk keperluan pengolahan data diperusahaan sering kali dihadapkan pada bagaimana cara pemilihan software tersebut. Tidak sedikit pula perusahaan yang merasa “tertipu” oleh perusahaan jasa pembuatan software. Perasaan ini wajar karena tidak sedikit juga perusahaan software yang ingkar janji, seharusnya dapat diselesaikan dalam waktu 6 bulan dapat lebih panjang lagi, bahkan pada saat dipasang software tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Hal tersebut diatas sudah umum terjadi bahkan di Amerika banyak proyek proyek software yang besar mengalami kegagalan dari yang selesainya mundur dua kali lipat, hingga gagal total tidak dapat didelivery. Apakah dengan banyaknya kegagalan tersebut perusahaan yang akan menggunakan software menjadi mundur ? sikap ini juga tidak baik, karena dari segi bisnis software akan sangat membantu dalam mengurangi biaya operasi, hal ini disebabkan dengan efisien nya pengelolaan dengan menggunakan software.
Bagaimana memilih software Payroll ?
Untuk mengatasi kendala kendala yang sering terjadi didalam pembuatan software aplikasi, salah satu cara adalah membeli software yang sudah siap pakai. Software Payroll siap pakai juga sudah banyak sekali di pasar, dan pertanyaan yang paling mendasar adalah bagaimana caranya memilih suatu paket software Aplikasi Payroll ?
1. Software tersebut apakah paket, atau dapat dimodifikasi. Hati hati dengan kata modifikasi karena sekali software paket sudah dimodifikasi berarti perusahaan software tersebut mempunyai banyak versi sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Hal ini memang bagus sekali karena pelanggan dapat terpuaskan dengan aplikasi yang dibuat khusus.
Permasalahan yang akan timbul adalah bila terjadi perubahan peraturan perpajakan, maka perusahaan software tersebut tidak dapat menangani banyak pelanggan dengan segera, padahal peraturan biasanya di umumkan dengan waktu yang sangat pendek. Bila menggunakan software paket, perusahaan software akan memperbaharui sekali saja, kemudian dapat dibagikan ke para pelanggan, sehingga respons nya dapat cepat.
2. Tenaga TI biasanya mempunyai turn over yang cukup tinggi, software yang di sesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dengan mengubah program, berarti spesifikasi program berbeda beda untuk masing masing pelanggan. Pada saat orang yang menangani pelanggan tertentu keluar, maka dia harus mentransfer pengetahuannya tentang kondisi di perusahaan pelanggan. Hal ini sulit untuk dapat mentransfer semuanya, akibatnya pelayanannya menjadi terhambat. Bila menggunakan paket software, perbedaan di masing masing perusahaan dibedakan dengan setting parameter didalam program, sehingga bila ada pergantian staff support dari perusahaan software, perusahaan itu akan dengan mudah mengganti staff supportnya, karena dasar programnya sama, hanya parameter settingnya saja yang berbeda.
3. Perkembangan tekhnologi sangat cepat sekali, sehingga banyak hal hal yang akan lebih mudah dilakukan dengan menggunakan teknologi baru. Berarti software harus selalu diperbaharui bila ada tekhnologi yang lebih baik. Software yang di ubah sesuai dengan kebutuhan pelanggan akan sangat sulit melakukan upgradenya. Perusahaan software tersebut harus meng-update satu persatu. Lain halnya dengan software paket, setiap kali ada perubahan dan melakuan perbaikan produk, semua pelanggan dapat melakukan update dengan mudah.
4. Delivery time yang relatif lebih panjang bila software tersebut dilakukan perubahan-2, dengan paket delivery time dapat langsung, yang memakan waktu adalah pemindahan data dari sistem lama ke sistem baru, dimana hal tersebut juga dialami, bila menggunakan software yang di custom.
5. Dengan memilih paket software, pembeli software dapat mencoba terlebih dahulu dengan seksama, dan bila cocok baru dibuat keputusan untuk membeli. Sehingga pada saat membeli sudah dapat dipastikan software tersebut dapat digunakan. Sedangkan untuk software yang disesuaikan dengan kebutuhan, harus menunggu hingga software tersebut selesai, dan tentunya sebelum dikerjakan harus ada uang muka dan kontrak terlebih dahulu, sehingga resiko untuk tidak cocok dan uang telah dibayarkan selalu ada.
6. Untuk memilih software paket, cari software software yang telah banyak digunakan, artinya yang mempunyai jumlah pelanggan cukup banyak. Dianggap banyak biasanya lebih dari 20 dan semuanya menggunakan paket yang sama.
Dengan kiat tersebut diatas, seharusnya memutuskan untuk membeli software menjadi lebih mudah.