Learning Organization

Usaha didunia IT mempunyai tantangan yang luar biasa, karena perkembangan dunia IT sangat pesat sekali, didalam buku yang ditulis oleh Teguh S Pambudi yang berjudul Riding The Wave; Strategi Andal Menaklukan Industri Software, dituliskan bahwa perusahaan IT yang dapat menaiki gelombang maka perusahaan akan naik, tetapi tidak sedikit pengusaha IT yang tergulung oleh gelombang, jadi bukannya menaiki gelombang tetapi tergulung oleh gelombang.

Di Jakarta sudah banyak perusahaan IT yang beberapa tahun lalu mempunyai nama yang besar, dan sekarang ini sudah tidak terdengar lagi. Apakah memang begitu nasibnya ? Apa yang membuat perbedaan antara perusahaan yang berkembang dan perusahaan yang berkembang besar kemudian jatuh ?. Andal Software juga nyaris tergulung gelombang dan namanya sudah hampir tidak terdengar lagi. Pada kesempatan ini saya ingin sharing pengalaman saya yang hampir dua puluh lima tahun mengelola Andal Software. Dan sebelum mendirikan Andal Software saya sudah pernah mendirikan lebih dari satu perusahaan dan hampir semuanya cukup berhasil menurut ukuran finansial.

Dilema Seorang Pendiri

Bila mengingat awal mendirikan Andal Software, orang yang paling tahu dan paling bisa tentu saja pendirinya. Karena memang Pendiri perusahaan lah yang mempunyai ide, dan pada saat mendirikan perusahaan tentunya saya sudah tahu perusahaan yang saya dirikan bakal menjadi seperti apa, bahasa manajemen namanya VISI.

Seperti biasanya perusahaan start up, pendiri perusahaan sudah biasa mendapatkan jabatan direktur. Pada saat itu saya belum lama lulus sebagai Master Of Business Administration, dan jurusan tersebut masih baru di saat itu. Memang saya belajar banyak tentang manajemen, finance, marketing, dan business.

Model kepemimpinan yang saya terapkan adalah top down, artinya semua yang memikirkan saya dan team yang lain tinggal mengikuti perintah dari saya. Memang benar perusahaan dapat berkembang dengan pesat, tetapi pada suatu titik saya merasa stagnan, untuk meningkatkan lebih besar lagi sangat sulit, pekerjaan saya sendiri semakin banyak yang harus dikerjakan.

Pada saat seorang Pendiri dan sebagai direktur merasa dirinya tahu segalanya dan serba bisa, maka teamnya tidak akan berkembang, team bekerja hanya berdasarkan perintah dari atasan, kalau tidak diperintah tidak berjalan.

Akibatnya adalah kecepatan pertumbuhan makin lama makin menurun, karena yang berpikir dan bekerja hanya satu orang yaitu sang Direktur.  Maka untuk memperbesar perusahaan secara umum yang dilakukan adalah memperbesar organisasi, sedangkan kemampuan seseorang untuk melakukan pekerjaan sangat terbatas. Untuk memerintah dan memikirkan apa yang harus dilakukan oleh setiap orang bukanlah pekerjaan yang mudah, tentunya dengan jumlah karyawan yang cukup besar, pada saat itu jumlah karyawan lima puluh orang.

Saya banyak membaca buku mengenai sikap, sebetulnya permasalahan yang terjadi adalah masalah sikap si Pendiri yang menyebabkan semuarnya terjadi. Buku John C Maxwell yang berjudul The Winning Attitude bagus sekali membahas sikap seperti apa agar seorang leader dapat membawa organisasinya naik.

Turning Point

Di penghujung tahun 2002 merupakan titik balik, dimana saya sudah mengetahui Andal Software akan jatuh dan tidak menyangka bahwa jatuhnya seperti lompat dari ketinggian tanpa payung, artinya terjun bebas. Permasalahan utama bukan dari penjualan produk, tetapi lebih ke hasil dari produk yang tidak matang. Saya tidak mengetahui persis apa yang terjadi di lapangan, dan juga tidak mengetahui kebutuhan pelanggan yang sebenarnya, sehingga produk yang dibuat banyak yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Penyesuaian dengan kebutuhan pelanggan inilah sebetulnya pangkal masalah dari kejatuhan Andal Software di penghujung tahun 2002.

Komunikasi didalam organisasi tidak lancar cenderung searah, sehingga seorang direktur tidak mengetahui persis yang terjadi di lapangan. Ini persis seperti badan kita pada saat kaki terkena besi panas tetapi tidak dapat merasakan panasnya besi, sehingga besi tersebut diinjak, kemudian panasnya berasa setelah kakinya luka.

Adanya titik balik inilah saya mulai membaca banyak buku, dari buku pengembangan diri, relationship, buku tentang leadership, maupun buku-buku tentang perusahaan IT seperti Microsoft, Quicken dan lainnya, saya ingin mengetahui bagaimana perusahaan-perusahaan IT bisa bertumbuh menjadi besar, faktor apa saja yang mempengaruhi perusahaan IT menjadi besar. Banyaknya buku yang saya baca dan perubahan lingkungan pergaulan saya, banyak mengubah pola pikir. Perubahan yang paling saya rasakan adalah perubahan Sikap yang memang secara disengaja untuk memiliki sikap yang lebih baik lagi agar dapat membawa Andal Software naik lebih tinggi lagi.

Helping Others Grow

Hasil dari banyak membaca buku tersebut, kami memutuskan untuk mengubah misi kami menjadi Helping Others Grow, dalam membangun bisnis konsepnya harus banyak membantu orang untuk dapat bertumbuh, dan yang pertama sekali harus dikembangkan adalah team internal sendiri. Saya ingat kalimat dari Shep Hyken dalam bukunya yang berjudul The Cult of The Customer, mengatakan bahwa kita tidak bisa mengharapkan team kita memberikan service yang baik terhadap pelanggan bila anggota team didalam tidak diperlakukan seperti apa yang ingin kita lakukan terhadap customer kita.

Kami berpikir keras bagaimana caranya membuat software payroll yang dapat membantu pelanggan yang menggunakan dapat bertumbuh, bila software yang digunakan sangat mudah dan dapat membantu mengerjakan hal hal yang rutin, maka pengelola payroll mempunyai cukup waktu untuk menganalisa perhitungan payrollnya, dan juga mempunyai waktu untuk membenahi sistemnya juga.

Untuk dapat membuat produk seperti itu, maka team Andal Software juga harus mempunyai pengetahuan yang cukup, kalau tidak bagaimana kami dapat membantu pelanggan.

Organisasi Andal Software membagi sesuai dengan proses, dan pembagian menjadi pekerjaan yang sederhana sehingga mudah dilakukan, setiap divisi dari proses yang berhubungan dengan customer kami meminta mereka untuk mecatat temuan yang didapat dari customer, sehingga kami mempunyai data yang cukup banyak apa yang diharapkan dari customer. Data ini dapat kami gunakan untuk pengembangan produk maupun peningkatan layanan kami.

Dalam pertemuan rutin setiap divisi mereka biasanya membahas bagaimana cara meningkatkan proses mereka untuk mencapai goal yang lebih tinggi lagi. Kami mengadakan pertemuan semua team Andal Software setiap bulan, pada pertemuan tersebut kami biasanya membahas isu global, dan sharing knowledge antar divisi. Dari pertemuan-pertemuan rutin ini, anggota team Andal Software selalu dipacu untuk memikirkan proses yang lebih baik lagi, ini adalah proses pembelajaran yang paling efektif. Tidak mudah untuk memulai agar setiap anggota team dapat berpartisipasi, tetapi sekali dapat dicapai pertumbuhan organisasi akan pesat sekali.