Recruitment

Create your own user feedback survey

Kamis, 18 Juli 2013

Menekan biaya dengan Mengubah Bisnis Proses



Di setiap seminar tentang proses penggajian, hampir selalu saya bertanya siapa diantara peserta yang melakukan lembur pada saat cut off date untuk menghitung payroll. Hampir 80 % peserta angkat tangan. Dan yang tidak angkat tangan biasanya adalah perusahaan yang tidak mempunyai shift lebih dari satu. Pertanyaannya adalah mengapa mereka selalu lembur dalam menghitung payroll, dan kalau ini sudah lama terjadi apakah tidak ada cara lain untuk melakukan perbaikan dalam menghitung payroll sehingga tidak perlu lembur ?

Akar pemasalahan
Melakukan lembur pada saat cut off untuk menghitung payroll ibarat suatu penyakit dibadan manusia. Gejalanya adalah demam, mual dan sebagainya, ini biasanya yang disebut dengan tanda-tanda ada yang tidak benar. Tetapi didalam melakukan perhitungan payroll karena itu sudah terjadi bertahun-tahun jadi dianggap sudah biasa, dan memang seperti itu. Kalau kita menganggap hal itu sudah biasa, maka kita tidak dapat mengenali penyakitnya, karena kita tidak merasa bahwa kita sakit.
Pada saat kami menelaah lebih jauh, bagaimana mereka melakukan perhitungan payroll, ternyata beban bagian payroll sangat besar, dan beban yang terbesar adalah data entry, mereka harus memasukan data lembur, pergantian shift dan melengkapi data kehadiran yang tidak lengkap. Pekerjaannya kalau dilihat memang sepele, tetapi untuk mengerjakannya memerlukan waktu yang cukup panjang.

Distribution of Data Entry
Untuk mengurangi beban yang cukup besar dalam melakukan data entry, maka data entry  harus terdistribusi. Sebagai contoh pada jaman sebelum adanya mesin pencatat kehadiran elektronik yang sekarang sering menggunakan finger print, mereka menggunakan check clock card, dan data dari kartu setiap karyawan harus dipindahkan ke komputer untuk dihitung, maka bebang pemasukan data ada pada bagian pengetikan kartu kehadiran kedalam komputer, setelah menggunakan pencatat kehadiran elektronik, yang melakukan data entry sebenarnya setiap karyawan, dan bagian payroll tinggal menarik datanya sehingga tidak diperlukan lagi data entry. Perubahan ini menghemat banyak biaya, sehingga biaya perhitungan payroll menjadi turun drastis.
Bagaimana dengan pendistribusian data entry untuk SPL (Surat Perintah Lembur), pergantian shift, dan melengkapi data kehadiran yang tidak lengkap ? seperti halnya perubahan dari mesin pencatat kehadiran manual ke elektronik, mesin pencatat kehadirannya harus diganti dengan yang dapat berinteraksi dengan komputer di pusat, kalau sekarang ini finger print hanya dapat mengumpulkan data saja, sehingga sering juga disebut sebagai data capture. Dengan menggantikan data capture ke smart terminal, maka pekerjaan manual tadi akan hilang.

Bagaimana Cara Bekerjanya ?
Andal Software akan mengeluarkan produk baru yang disebut dengan Andal Kiosk 2014, software ini dapat dijalankan dengan menggunakan tablet yang berbasis windows. Pada Andal PayMaster 2014 yang akan diluncurkan pada tanggal 9 September nanti, dimasukan jadwal kerja setiap karyawan lengkap dengan jam kerja dan shiftnya. Pada saat karyawan melakukan presensi di Andal Kiosk, maka Andal Kiosk akan memeriksa apakah karyawan tersebut masuk sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, bila tidak sesuai maka Andal Kiosk akan menanyakan “Apakah benar shiftnya berubah ?” bila di tekan benar, maka data tersebut akan disimpan kedalam sistem dan menunggu persetujuan dari supervisornya dan karyawan tersebut dapat lansung masuk kerja.
Bila ada karyawan yang pulang terlambat, dan tidak memiliki SPL, maka Andal Kiosk akan menanyakan apakah Lembur ?, bila dijawab Ya, maka Andal Kiosk akan merekam data tersebut untuk dimintakan persetujuan dari supervisor. Setiap hari supervisor akan memeriksa data-data yang harus ia setujui, bila sudah disetujui atau dilakukan perubahan baru disetujui, maka data tersebut akan masuk kedalam Andal PayMaster, dan bagian payroll tidak harus melakukan data entry.
Perubahan bisnis proses ini akan mengurangi banyak sekali pekerjaan data entry pada bagian payroll, dan biaya untuk menghitungan gaji karyawan menjadi turun. Karena tidak ada lembur lagi untuk menghitung penggajian, dan tentunya dapat dilakukan perhitungan tepat waktu, sehingga bagian payroll dapat melakukan pemeriksaan data sebelum dilakukan pembayaran.

Tahapan Mengubah Bisnis Proses
Diambil dari tulisan blog minggu lalu
1.       Gambarkan semua bisnis proses terutama flow yang ada didalam perusahaan
2.       Review masing-masing bisnis proses yang ada
3.       Ubah proses bisnis agar menjadi lebih efisien dengan menggunakan bantuan digital

Tidak ada komentar: