Di setiap seminar
tentang proses penggajian, hampir selalu saya bertanya siapa diantara peserta
yang melakukan lembur pada saat cut off date untuk menghitung payroll. Hampir
80 % peserta angkat tangan. Dan yang tidak angkat tangan biasanya adalah
perusahaan yang tidak mempunyai shift lebih dari satu. Pertanyaannya adalah
mengapa mereka selalu lembur dalam menghitung payroll, dan kalau ini sudah lama
terjadi apakah tidak ada cara lain untuk melakukan perbaikan dalam menghitung
payroll sehingga tidak perlu lembur ?
Akar pemasalahan
Melakukan
lembur pada saat cut off untuk menghitung payroll ibarat suatu penyakit dibadan
manusia. Gejalanya adalah demam, mual dan sebagainya, ini biasanya yang disebut
dengan tanda-tanda ada yang tidak benar. Tetapi didalam melakukan perhitungan
payroll karena itu sudah terjadi bertahun-tahun jadi dianggap sudah biasa, dan
memang seperti itu. Kalau kita menganggap hal itu sudah biasa, maka kita tidak
dapat mengenali penyakitnya, karena kita tidak merasa bahwa kita sakit.
Pada saat
kami menelaah lebih jauh, bagaimana mereka melakukan perhitungan payroll,
ternyata beban bagian payroll sangat besar, dan beban yang terbesar adalah data
entry, mereka harus memasukan data lembur, pergantian shift dan melengkapi data
kehadiran yang tidak lengkap. Pekerjaannya kalau dilihat memang sepele, tetapi
untuk mengerjakannya memerlukan waktu yang cukup panjang.
Distribution of Data Entry
Untuk
mengurangi beban yang cukup besar dalam melakukan data entry, maka data
entry harus terdistribusi. Sebagai
contoh pada jaman sebelum adanya mesin pencatat kehadiran elektronik yang
sekarang sering menggunakan finger print, mereka menggunakan check clock card,
dan data dari kartu setiap karyawan harus dipindahkan ke komputer untuk
dihitung, maka bebang pemasukan data ada pada bagian pengetikan kartu kehadiran
kedalam komputer, setelah menggunakan pencatat kehadiran elektronik, yang
melakukan data entry sebenarnya setiap karyawan, dan bagian payroll tinggal
menarik datanya sehingga tidak diperlukan lagi data entry. Perubahan ini
menghemat banyak biaya, sehingga biaya perhitungan payroll menjadi turun
drastis.
Bagaimana
dengan pendistribusian data entry untuk SPL (Surat Perintah Lembur), pergantian
shift, dan melengkapi data kehadiran yang tidak lengkap ? seperti halnya
perubahan dari mesin pencatat kehadiran manual ke elektronik, mesin pencatat
kehadirannya harus diganti dengan yang dapat berinteraksi dengan komputer di
pusat, kalau sekarang ini finger print hanya dapat mengumpulkan data saja,
sehingga sering juga disebut sebagai data capture. Dengan menggantikan data
capture ke smart terminal, maka pekerjaan manual tadi akan hilang.
Bagaimana Cara Bekerjanya ?
Andal
Software akan mengeluarkan produk baru yang disebut dengan Andal Kiosk 2014,
software ini dapat dijalankan dengan menggunakan tablet yang berbasis windows.
Pada Andal PayMaster 2014 yang akan diluncurkan pada tanggal 9 September nanti,
dimasukan jadwal kerja setiap karyawan lengkap dengan jam kerja dan shiftnya.
Pada saat karyawan melakukan presensi di Andal Kiosk, maka Andal Kiosk akan
memeriksa apakah karyawan tersebut masuk sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan, bila tidak sesuai maka Andal Kiosk akan menanyakan “Apakah benar
shiftnya berubah ?” bila di tekan benar, maka data tersebut akan disimpan
kedalam sistem dan menunggu persetujuan dari supervisornya dan karyawan
tersebut dapat lansung masuk kerja.
Bila ada
karyawan yang pulang terlambat, dan tidak memiliki SPL, maka Andal Kiosk akan
menanyakan apakah Lembur ?, bila dijawab Ya, maka Andal Kiosk akan merekam data
tersebut untuk dimintakan persetujuan dari supervisor. Setiap hari supervisor
akan memeriksa data-data yang harus ia setujui, bila sudah disetujui atau
dilakukan perubahan baru disetujui, maka data tersebut akan masuk kedalam Andal
PayMaster, dan bagian payroll tidak harus melakukan data entry.
Perubahan
bisnis proses ini akan mengurangi banyak sekali pekerjaan data entry pada
bagian payroll, dan biaya untuk menghitungan gaji karyawan menjadi turun.
Karena tidak ada lembur lagi untuk menghitung penggajian, dan tentunya dapat
dilakukan perhitungan tepat waktu, sehingga bagian payroll dapat melakukan
pemeriksaan data sebelum dilakukan pembayaran.
Tahapan Mengubah Bisnis Proses
Diambil dari
tulisan blog minggu lalu
1.
Gambarkan semua bisnis proses terutama flow yang
ada didalam perusahaan
2.
Review masing-masing bisnis proses yang ada
3.
Ubah proses bisnis agar menjadi lebih efisien
dengan menggunakan bantuan digital
Tidak ada komentar:
Posting Komentar